Até quando guardar prontuários?

Uma das tarefas de quem trabalha em um consultório odontológico como Auxiliar de Saúde Bucal (ASB) é manter a documentação dos pacientes em dia, certo?! Sem dúvidas, na hora da organização, uma das principais dúvidas com relação ao assunto é: até quando guardar prontuários?

De acordo com o artigo 17º do Código de Ética Odontológica, “é obrigatória a elaboração e a manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, seja de forma física ou digital”. O código, porém, não fala especificamente sobre até quando guardar prontuários.

Também não existe um consenso, com relação ao tempo, entre os dentistas. Há quem diga que o armazenamento deve ser feito por dois, cinco, 10, 20 anos ou até mais.

Apesar de ninguém ter chegado a um acordo, muitos profissionais da Odontologia preferem manter os prontuários guardados por pelo menos cinco anos depois do fim do tratamento. O prazo é baseado em uma possível prescrição de reparação de danos e está previsto no Código de Defesa do Consumidor (CDC). É uma opção, né?!

Um artigo de 2013, publicado no Dental Press Journal of Orthodontics, traz autores que sugerem a guarda por tempo indeterminado. Afinal, para eles, é melhor prevenir do que remediar!

Independentemente da questão de até quando guardar prontuários, é importante lembrar que ele pertence ao paciente, mas que a guarda é do dentista.

Caso o cliente peça o documento, a recomendação é: entregue, mas faça com que ele assine um termo para provar, se necessário, que fez a retirada. Também é possível oferecer uma cópia do prontuário, no mesmo esquema da assinatura como prova.

Outros documentos

Além dos prontuários, é importante manter organizados outros documentos relacionados ao consultório odontológico. Veja abaixo a lista que o site Vida Organizada preparou:

1 mês

• Recibos do cartão de crédito;
• Recibos de pequenas compras;
• Comprovantes de depósitos bancários.

1 ano

• Canhotos do talão de cheques;
• Extratos bancários;
• Extratos dos cartões de crédito;
• Extratos de investimentos;
• Propostas, apólices e declarações de pagamento de seguros devem ser guardadas por um ano depois do término do serviço.

5 anos

• Contas de água, telefone, luz e outros serviços essenciais;
• Recibos de pagamento de convênio médico;
• Pagamento de cursos livres;
• Comprovantes de pagamento de cartões de crédito;
• Comprovantes de pagamento de aluguel (devem ser guardados enquanto você estiver no imóvel e durante mais cinco anos depois que sair);
• Recibos de diárias de hotéis.

10 anos

• Contas de condomínio (devem ser guardadas por todo o tempo em que você estiver no imóvel e, depois que sair, durante mais 10 anos).

Para sempre

• Declarações do imposto de renda;
• Registros de imóveis;
• Testamento;
• Hollerites;
• Carnê do INSS.

Para guardar em um lugar seguro

• Escrituras;
• Apólice e cartão do seguro do carro;
• Registro e títulos do carro;Cartões do INSS;
• Passaportes;

Outros

• Documentos de consórcios (devem ser guardados até acabarem as transações);
• Notas fiscais de compra de produtos (guardar durante a vida útil do produto);
• Certificados de garantia (idem ao item acima);
• Contratos (devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito).